O período de matrículas representa um momento crucial para as instituições de ensino, marcando o ritmo do ano letivo e, consequentemente, da saúde financeira das escolas.

No entanto, muitas vezes, o foco dos gestores escolares neste período está na operacionalização dos processos de matrículas, perdendo, assim, uma valiosa oportunidade para transformar esse momento em um motor de crescimento estratégico. E a chave para esta mudança está em uma gestão financeira estratégica, impulsionada pela análise e aplicação de dados confiáveis.

Esse foi um dos focos do painel “Gestão financeira estratégica: como dados confiáveis podem transformar o período de matrículas em oportunidade de crescimento”, realizado no Fórum de Gestores, durante a 30ºª edição da Bett Brasil.

Para o sócio da Corus Consultores, Fernando Barão, empresa de consultoria especializada em escolas particulares, dados confiáveis precisam ser usados e sempre estar na veia dos tomadores de decisões. “Quando falamos em dados confiáveis, é essencial inserirmos na conta, o orçamento total, incluindo alunos, bolsas, inadimplência, fluxo de caixa, entre outros, para que os números e informações sejam corretos e mais precisos”, disse ele.

Imagine ter em mãos um panorama preciso do histórico de matrículas, identificando os canais de aquisição mais eficazes, os perfis de alunos com maior taxa de retenção e os serviços adicionais mais procurados.

Fernando Barão apontou a importância do uso de dados nas decisões escolares. Foto: Bett Brasil.

Com dados concretos sobre a inadimplência em diferentes modalidades de pagamento ou a sensibilidade dos pais a diferentes faixas de preço, a instituição deixa de operar no escuro e passa a tomar decisões embasadas em fatos.

“É importante ter visibilidade e acompanhar os dados dia após dia para oferecer uma decisão mais assertiva, e o período de matrículas é o mais crucial para a definição da receita do ano de uma escola”, ressaltou a diretora-geral do isaac, Paula Jorge.

10 informações essenciais para obter dados confiáveis

Usar recursos e tecnologias é essencial para a garimpagem e obtenção de dados, mas isso é apenas uma parte do processo de confiabilidade dos números.

Para isso, Barão orienta quais são os principais elementos que as escolas precisam ter na ponta do lápis para conseguir informações confiáveis. “A decisão é mais estratégica, do que financeira”. Segundo ele, existem diversos dados importantes, mas há 10 deles que são mais essenciais:

• Ponto de equilíbrio por turma: representa o número de alunos que uma turma precisa ter para pagar o seu custo direto. Isso contribui para o pagamento das despesas gerais, além de balizar, por exemplo, a abertura de novas turmas. “Neste ponto, é fundamental fazer a conta, que considera vários fatores como as bolsas, inadimplência, salário da sala (professores, auxiliares, estagiários), encargos sociais (INSS, 13, FGTS, previsões para homologações) e imposto sobre a receita”, indicou Barão.
   
• Ociosidade por sala: esta informação permite dimensionar a abertura de bolsas na escola, que pode, e deve, ser mais restritiva, quando falamos em salas mais cheias, e ser menos restritiva para salas com maior ociosidade. “Este dado também é importante para direcionar o trabalho de divulgação da escola”.
   
• Percentual de descontos por curso e geral: serve para dimensionar a abertura da escola nas negociações de bolsas. Além de ser um elemento importante para a formatação de metas de bolsas para o ano seguinte.
   
• Volume semanal de visitas por curso: é preciso ter controle da quantidade de visitas por curso do público externo. Acompanhar relatório histórico e atual, sempre com dados referentes ao acumulado até a mesma data, permitindo reagir no lugar e no tempo certo, em caso de queda de visitas.
   
• Volume semanal de matrículas novas por curso: essencial para saber quantas matrículas estão sendo fechadas após as visitas.
   
• Controle de quem visitou e não ficou: recomenda-se uma planilha com dados individuais e o status atualizado de cada caso, favorecendo retomar contatos com visitantes dos cursos.
   
• Número de matriculados por curso: é importante acompanhar relatórios semanalmente, inclusive, para gerir a evasão escolar.
   
• Percentual de rematriculados por curso: com base no número de rematriculáveis.
   
• Planilha de controle dos rematriculáveis: planilha semanal com o status de cada aluno, com diferentes cores para definir os status. Neste momento, é fundamental envolver as coordenações, pois podem trazer informações importantes e relevantes.
   
• Projeção de caixa até o fim do ano: é fundamental para o calendário de matrículas e para definição de anuidades à vista

Complementando, Paula Jorge, comentou pontos primordiais nos quais estes dados confiáveis são aplicados para melhorar a performance das escolas.

“Reter alunos é tão estratégico quanto atrair, pois aproximadamente 80% dos rematriculáveis ficam na escola no ano seguinte, ou seja, fidelizar alunos é mais do que retenção, é estratégia a longo prazo. E este tipo de análise só é possível por dados”.

Paula Jorge durante seu painel no Fórum de Gestores. Foto: Bett Brasil.

Por fim, a diretora-geral do isaac reforçou que aplicações podem ajudar, e muito, no desempenho das escolas no período de matrículas. “Um processo de matrículas estruturado, gera resultados. Escolas que utilizam ferramentas estruturadas de matrículas, como a ferramenta de campanha de matrícula, têm taxa de retenção de 2 a 3 pontos percentuais mais altas”, afirmou.

Benefícios com a gestão estratégica para matrículas

A gestão financeira estratégica, nutrida por esses dados, permite ir muito além da simples contabilização de novas matrículas.

• Otimização de investimentos em marketing e comunicação: ao identificar os canais que realmente trazem resultados, a instituição pode direcionar seus recursos de forma mais eficiente, maximizando o retorno sobre o investimento e atraindo o público certo.
   
• Precificação inteligente de mensalidades e serviços: a análise da elasticidade da demanda e da percepção de valor dos serviços educacionais permite definir preços competitivos e atrativos, sem comprometer a sustentabilidade financeira da instituição.
   
• Criação de pacotes e promoções personalizadas: compreendendo as necessidades e preferências de diferentes grupos de alunos e seus responsáveis, é possível criar ofertas sob medida que aumentem o engajamento e a adesão.
   
• Previsão de fluxo de caixa mais precisa: o histórico de pagamentos e a análise de diferentes cenários de matrículas permitem projetar o fluxo de caixa com maior precisão, facilitando o planejamento financeiro e a tomada de decisões sobre investimentos e despesas.
   
• Redução da inadimplência: a identificação de padrões de inadimplência e a implementação de políticas de cobrança mais eficazes, baseadas em dados, contribuem para a saúde financeira da instituição a longo prazo.
   
• Melhora na retenção de alunos: ao compreender os fatores que influenciam a permanência dos alunos, a instituição pode implementar ações direcionadas para aumentar a satisfação e fidelização, reduzindo a necessidade constante de novas matrículas.

A transição de uma gestão financeira reativa para uma abordagem estratégica, fundamentada em dados confiáveis, transforma o período de matrículas de uma mera formalidade administrativa para uma poderosa alavanca de crescimento.

Ao conhecer profundamente os alunos e famílias, otimizar seus recursos e antecipar cenários, a instituição de ensino, não apenas, garante a sustentabilidade financeira, mas, também, pavimenta o caminho para um futuro mais próspero e com maior impacto educacional.

A era da intuição deu lugar à era da informação, e as instituições que souberem utilizar seus dados com inteligência colherão os melhores frutos.

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